Crescere con l'AI da libero professionista: i 5 passi, dal collo di bottiglia al sistema che gira a computer spento

Come si cresce con l'AI da libero professionista?

Si cresce in un ordine preciso, e il primo passo non è scegliere uno strumento. È capire cosa ti tiene fermo. Lo dico da una persona che affianca liberi professionisti e piccole attività a integrare processi di AI e di marketing nel loro lavoro, dopo aver automatizzato prima la mia attività da performance marketer. Oggi ho processi che lavorano anche la notte, e la mattina mi sveglio con degli output già buoni. Poi in alcuni casi c'è da correggerli e da migliorare il sistema, ma parto da lì.

Prima di arrivarci ho gestito più di 40 attività come performance marketer, e una parte le seguo ancora oggi. Quindi il punto di vista è abbastanza largo, e i cinque passi che trovi qui sotto sono quelli che ho affrontato anche ieri in consulenza con una persona che vuole far crescere la propria attività. Si parte dai colli di bottiglia, si passa dai dati interni e dall'automazione del marketing e dell'acquisizione, e si arriva al punto in cui il sistema gira anche a computer spento.

Se preferisci ascoltarli invece di leggerli, li racconto anche in un video sul mio canale YouTube.

Passo 1, qual è il collo di bottiglia che ti tiene fermo?

La prima cosa da fare è capire cosa, in questo momento, ci tiene fermi rispetto ai nostri obiettivi. Sembra banale ed è il passo che quasi tutti saltano, perché si parte dallo strumento.

Quindi si definisce l'obiettivo. Dove vogliamo arrivare di qui a 6 mesi, a 12 mesi. C'è chi vuole espandersi su più regioni, c'è chi vuole un determinato incremento del fatturato. Da lì ci si fa tre domande.

Cosa mi serve per arrivare là, che in questo momento non ho.

Qual è il primo passo di ciò che devo fare.

Perché non lo sto facendo.

Questo è un mio foglio di qualche tempo fa. Il collo di bottiglia scritto a mano, prima di risolverlo. Non serve niente di più elaborato per iniziare.

Ieri in consulenza, con un'attività, i primi colli di bottiglia che sono usciti erano proprio sul lavoro quotidiano. E il collo di bottiglia che vedo più spesso è lo stesso che avevo io, cioè non avere dei dati interni da poter consultare senza dover impazzire. È il secondo passo.

Se invece il tuo collo di bottiglia sono i margini, la vendita o il tempo che va tutto nell'operativo, ho scritto a parte come sbloccare la crescita da libero professionista, con le cinque leve in ordine.

Passo 2, perché i tuoi dati interni sono sparsi ovunque?

Perché la maggior parte delle persone ha tutto in fogli sparsi. Un po' su Notion, un po' nei promemoria dell'iPhone, come avevo io, un po' in file Google Sheet ed Excel. Ritrovare quelle informazioni e usarle è difficile per noi, e con l'arrivo dell'AI lo è anche per i nostri agenti.

Un agente AI che per rispondere deve andare su Notion, poi su Google Sheet, poi dentro un altro software, perde talmente tanto tempo e talmente tanti token che diventa quasi più facile farlo noi a mano. Quindi una delle cose più importanti è strutturare dei sistemi che rendano i dati interni consultabili in modo rapido dall'AI.

Questo è il foglio dove tenevo i clienti prima di costruirmi un gestionale. Link ammucchiati dentro le celle, colonne senza nome, e una colonna rossa con i check scaduti. Funzionava finché a cercare le cose ero io.

Cosa fa davvero un second brain

Ormai si parla molto di second brain, ed è una delle prime cose che impostiamo con chi entra in affiancamento. Il motivo è che ti permette di avere tutte le tue informazioni sempre a disposizione senza che sia tu ad andarle a cercare. Le trova il tuo sistema AI al posto tuo, e ti ricorda le cose da fare.

Io l'ho creato sia con la parte dei clienti che gestisco in agenzia, sia con la parte dei clienti in affiancamento. Quindi ci sono processi che, quando entro in call, mi ricordano cosa è successo nell'ultima call con la persona che affianco, cosa dobbiamo vedere e dove si era bloccata la volta prima. Oppure, per un cliente in agenzia, qual è il suo grado di churn, se ci sono segnali di cambiamento, e cosa non ho fatto nell'ultima call che potrei integrare per portarlo a risultati migliori.

Sono due delle tante cose che un second brain ti aiuta a fare. Com'è fatto il mio e come si costruisce l'ho raccontato per esteso in second brain con l'AI per liberi professionisti, e c'è anche il video dove lo apro a schermo.

Second brain sui file o gestionale?

Il second brain, per come lo intendo io, si può creare in due modi. Può essere un second brain sui file, dove hai tutto dentro il tuo computer e lo interroga l'AI. Oppure può essere un second brain gestionale, cioè un CRM.

Per tante attività e per tanti professionisti avere anche un gestionale, che integra tutte le informazioni e le rende visibili, è un salto di livello. Soprattutto per chi ha dei commerciali, perché le informazioni sui clienti stanno nel gestionale e quando il commerciale se ne va restano lì. In consulenza mi capitano ancora realtà senza CRM, con le cose scritte in agenda. È normale, e adesso con l'AI è anche facile crearsi un gestionale. Con un cliente abbiamo creato il suo, e dentro ci si integrano processi che tolgono colli di bottiglia.

La strada dipende dalla situazione di partenza. Io per me stesso ho entrambi, il gestionale e il second brain che interroga l'AI. E se il gestionale lo crei bene, l'agente AI riesce a usare anche quello al posto tuo. Diventa un doppio second brain, solo che il gestionale è un pochino più visivo.

Questa è una task dentro il gestionale che mi sono costruito. Ha uno stato, una data, e un pulsante che la manda sul calendario. La stessa task la può creare l'agente quando gliela dico a voce, come vedrai più avanti.

	Second brain sui file	Second brain gestionale	Tutti e due	Fogli sparsi
Dove stanno i dati	Nei tuoi file, sul tuo computer	In un software tuo, con un'interfaccia	Nei file e nel software, che si parlano	Notion, promemoria, Sheet, Excel
Chi li ritrova	L'agente AI, al posto tuo	Tu a colpo d'occhio, e l'agente se l'hai fatto bene	L'agente, e tu quando vuoi vederli	Tu, a memoria
Quando ha senso	Lavori da solo e vuoi partire subito con l'AI	Hai collaboratori o commerciali che devono vedere le stesse cose	Gestisci tanti clienti e vuoi sia il controllo visivo sia l'automazione	Non ha senso, è il punto di partenza di quasi tutti

Passo 3, come si automatizzano i processi di marketing con l'AI?

Con il second brain e i dati interni a posto si iniziano ad automatizzare i primi processi lavorativi, le fatture, i preventivi. E una volta recuperato un po' di ore, il terzo passo è automatizzare il marketing.

L'analisi di mercato

Ci sono agenti che vanno in giro sul web, trovano le informazioni e fanno quello che prima faceva un advertiser. Consultano la libreria inserzioni di Meta, si guardano le recensioni di Amazon sui prodotti, i commenti su YouTube e su Instagram. Tirano fuori questa mole di informazioni per capire cosa dice il tuo target, e da lì si creano le buyer persona, cioè i profili di persone con i loro obiettivi, desideri e bisogni. Da lì poi si creano le creatività e le inserzioni.

L'ho fatta in modo molto sintetico, c'è anche l'analisi dei competitor e ci sono altre cose da fare. Ma il concetto è che far fare questa analisi all'AI ti permette nel frattempo di fare altro. Non va rifatta ogni volta, però si possono fare delle microanalisi per aggiornare la strategia.

Le grafiche e i contenuti

Poi ci sono processi che ti fanno generare le immagini senza che sia tu ad andare su ChatGPT o su Gemini a chiederle, o a farle su Canva. Hai degli agenti AI che si collegano a questi tool e generano direttamente le grafiche. Sanno come dev'essere una headline, la scritta in alto, sanno come dev'essere fatta una grafica in generale, e le informazioni le prendono dal tuo second brain.

Stesso discorso per le descrizioni, i copy e la pubblicazione sui social. Sulle immagini generate da zero c'è da tenere conto dell'AI Act.

Questo è il sistema che uso per i miei contenuti. Sei lavorazioni partite in cinque minuti, di sera, e il contenuto compare quando è pronto.

Da dove partire, e l'errore che vedo più spesso

Io ti consiglio sempre di partire da un second brain sul tuo computer, che lavora con la tua architettura. Da lì riesci a sviluppare meglio tutto il resto, e rimane a te anche se poi cambierai intelligenza artificiale.

Uno degli errori più comuni in questo momento è che vedo ancora tante persone usare le chat. Le informazioni restano in chat, magari restano in cloud, e non te le ritrovi sul tuo computer. Chi invece prova a lavorare con delle cartelle sul computer spesso non ha dato un'architettura, e quindi non sa se la sua cartella è fatta bene, se consuma troppi token, se le informazioni arrivano.

Automatizzando questi processi non devi più usare tanti software. Ti basta un abbonamento a Claude, o a ChatGPT con Codex, più un abbonamento o delle API a consumo per le grafiche, e quello che devi capire è come creare questi collegamenti.

Passo 4, come si automatizza l'acquisizione clienti con l'AI?

Quando hai iniziato a crearti questa architettura, il quarto passo è automatizzare l'acquisizione, cioè imparare a creare i propri funnel usando l'AI.

Ormai, quando hai creato tutto il contesto, quando il tuo second brain sa quali sono i tuoi colori e tutta questa parte, riesci facilmente a crearti landing page, siti web e funnel di acquisizione. Ovviamente devi sapere come dev'essere fatto un funnel. Per questo in affiancamento andiamo a vedere come dev'essere fatto in base alla tua struttura, e lo correggiamo insieme. La capacità di giudicare quello che viene fatto e le competenze di marketing non scompaiono.

Quello che vedo cambiare è che c'è più possibilità, per le persone, di gestirlo in autonomia, con una guida. Prima si dava tutto all'esterno. La gestione delle campagne ti costava 400, 500, 600 euro al mese, più il budget di Meta, e arrivava comunque a un migliaio di euro al mese. Un funnel ti costava 4.000 o 5.000 euro. In un affiancamento puoi imparare a fare la gestione delle campagne, la pubblicazione sui social e crearti un funnel, e nello stesso percorso riesci ad affrontare più cose.

Non dico che la gestione scomparirà, perché non scomparirà. Secondo me però, per gestioni semplici, crearsi l'infrastruttura e poi avere qualcuno che nel tempo ti aiuta a dirigere la strategia può essere funzionale, e ti fa investire un po' meno di quanto ti costerebbe farlo fare all'esterno.

Gli agenti che ti preparano le mail

In alcuni casi si può automatizzare anche l'outreach. Con dei professionisti in affiancamento, una volta creata la loro infrastruttura, abbiamo fatto agenti che reperivano online informazioni di aziende, quindi non dati sensibili di persone, e creavano le mail. Ti facevano trovare, in base a dei dati, una serie di contatti su un file Excel con una mail già scritta, perché l'agente andava anche ad analizzare il sito e ti scriveva la mail in base alla tua offerta. Poi la copiavi e la incollavi, oppure te la facevi creare in bozza, la correggevi e la inviavi.

Con un sistema AI questo è molto più rapido da fare, e alla fine tocca sempre a te decidere cosa parte.

Passo 5, come si portano i sistemi AI dentro la giornata?

Una volta automatizzata la parte di acquisizione, l'ultimo punto è portare questi processi anche dentro la nostra vita. Sui miei appunti l'avevo scritto male, «automazione vita», ma il senso è quello.

Quando vado in palestra, invece di avere la scheda da cercare e da correggere tutte le volte, ho un agente AI a cui a fine sessione dico com'è andata, e lui mi corregge la scheda. Mi inserisce i vari pesi, si ricorda se avevo un fastidio al gomito, si ricorda se nell'ultima sessione su una macchina sono stato un po' più scarico.

Poi ho l'agente nutrizionista. Io ho un nutrizionista umano vero, che mi ha fatto la dieta. Però ho un agente che la mattina mi manda un messaggio su Telegram e mi ricorda cosa devo mangiare quel giorno, con le pesature, e questo mi evita di andare a cercare nel file. Tengo anche un diario alimentare dove scrivo quello che mangio, e a fine settimana ci sono dei check in cui mi dice dove ho sgarrato un po' di più. Mi rende consapevole.

Questo è il mio bot su Telegram. Sopra mi chiude la settimana di palestra, sotto gli chiedo di inserire una task nel gestionale, e in due minuti la crea e me lo conferma. Il nome del cliente l'ho coperto.

Sono due sistemi, in realtà ne ho anche altri. Ma servono a far capire che anche nella nostra vita possiamo velocizzare certi pezzi ed essere un po' più comodi.

Cosa serve per far girare il sistema a computer spento?

Serve un'altra macchina. Uno dei più grandi colli di bottiglia, quando il sistema funziona, è che il computer resta spento. Il tuo computer funziona da server, quindi il sistema gira solo se è acceso.

Per far girare questi processi anche da spento, gli serve stare in un'altra macchina. Puoi metterli su un server online oppure su un server fisico, in modo che gli agenti girino e facciano le loro azioni anche quando il tuo computer è chiuso. Questo secondo me è il processo, ed è quello che mi permette di svegliarmi la mattina con degli output già pronti.

Questa è la mail che trovo la mattina. Nella notte gli agenti hanno lavorato tre clienti e mi lasciano tre lavori pronti da revisionare, più un'anomalia nel log che mi segnalano da soli. I nomi dei clienti li ho coperti.

Bisogna stare attenti, mettendolo online, alla sincronizzazione delle informazioni, perché avrai degli agenti sul computer e degli agenti online che devono leggere le stesse cose. Ed è una delle ultime cose da fare, perché se il sistema non è rodato rischi solo di amplificare errori e disordine.

Questi secondo me sono gli step principali. Poi, in base a ognuno, vanno messi in fila nel modo giusto, perché la strada dipende da dove parti. È lo stesso motivo per cui un sistema di marketing con l'AI si costruisce prima a mano e poi si automatizza per gradi.

Domande frequenti

Da dove si parte per crescere con l'AI da libero professionista? Dal collo di bottiglia, non dallo strumento. Si definisce dove si vuole arrivare a 6 o 12 mesi e ci si chiede cosa manca per arrivarci, qual è il primo passo e perché non lo si sta facendo. Quasi sempre il primo collo di bottiglia che esce è non avere i propri dati interni consultabili senza impazzire, ed è da lì che si inizia.

Serve un second brain o un gestionale? Dipende dalla struttura. Il second brain sui file va bene per chi lavora da solo e vuole che l'AI trovi le informazioni al posto suo. Il gestionale rende le informazioni visibili anche ai collaboratori e ai commerciali, e restano lì quando una persona se ne va. Con l'AI oggi è facile crearsi un gestionale, e se è fatto bene l'agente lo usa al posto tuo.

Cosa si automatizza per primo nel marketing con l'AI? L'analisi di mercato. Agenti che consultano la libreria inserzioni di Meta, le recensioni di Amazon e i commenti su YouTube e Instagram per capire cosa dice il target, da cui escono le buyer persona e poi le creatività. Non va rifatta ogni volta, ma si possono fare microanalisi per aggiornare la strategia mentre tu fai altro.

Quanto costa usare l'AI per automatizzare il proprio lavoro? Di base un abbonamento a Claude o a ChatGPT con Codex. Per le grafiche si aggiunge un abbonamento a un software a cui l'agente si collega, oppure delle API pagate a consumo, per quante grafiche fai. Dipende dal volume. Se le grafiche sono solo per la tua attività ne fai poche e conviene pagare a consumo, se le fai anche per altri il volume sale e serve un abbonamento.

Con l'AI posso fare da solo le campagne e il funnel? Per gestioni semplici sì, con una guida. Prima la gestione delle campagne costava 400-600 euro al mese più il budget, e un funnel 4.000-5.000 euro. Con il contesto nel second brain si creano landing page e funnel, ma serve sapere come dev'essere fatto un funnel e la capacità di giudicare il risultato. La gestione fatta da altri non scomparirà.

Cosa vuol dire far girare gli agenti a computer spento? Che i processi non stanno sul tuo portatile, che funziona da server solo quando è acceso, ma su un server online o su una macchina fisica sempre accesa. Così gli agenti girano anche di notte e la mattina trovi gli output già pronti. È una delle ultime cose da fare, perché con un sistema non rodato si amplificano gli errori.

Da dove partire

Se sei arrivato fin qui, il riassunto onesto è questo. L'AI non crea i processi, li amplifica. Per questo l'ordine conta più dello strumento, e si parte da cosa ti tiene fermo, non da quale tool usare.

Il primo passo è uno solo, e non richiede di comprare niente. Scrivi dove vuoi arrivare fra 6 mesi e rispondi alle tre domande del passo 1, cosa ti serve che oggi non hai, qual è il primo passo e perché non lo stai facendo. Se la risposta è che i tuoi dati stanno sparsi in dieci posti, hai già trovato il collo di bottiglia da cui iniziare.

Da lì in avanti ci sono due strade.

Se vuoi ragionare su questi temi con calma, c'è la mia newsletter 24 Direzioni, dove condivido il mio percorso e quello che mi ha permesso di crescere come professionista, e di tanto in tanto le novità.

Se invece vuoi mettere in fila i cinque passi sul tuo caso reale, con me accanto, guarda l'affiancamento 1:1. Si lavora uno a uno, con una call a settimana, e i sistemi che costruiamo restano tuoi anche se domani cambi intelligenza artificiale.

Un saluto e a presto, Fra