Second brain con l'AI al lavoro: quanto tempo fa risparmiare davvero

Quanto tempo fa risparmiare davvero un second brain con l'AI?

Ogni volta che dovevo ritrovare un'informazione, aprivo una cartella, poi un'altra, poi il blocco note dell'iPhone o i Promemoria. Prima di arrivare a lavorare davvero, tra cercare, incollare il contesto nella chat e rispiegare chi ero e di cosa parlavamo, ci mettevo un'ora e mezza, a volte due. Oggi non saprei stimarlo con precisione, ma credo siano circa dieci minuti.

Il motivo è semplice. Tutto sta in un unico posto, e a catalogarlo, leggerlo e usarlo è il sistema, non io ogni volta da capo.

Qui sotto ti faccio vedere il second brain mentre lavora davvero. I tre modi con cui provavo a risolvere il problema prima, due domande che gli ho fatto dal vivo, e cosa succede quando sbaglia. Se vuoi il quadro completo, cos'è un second brain e come si costruisce passo per passo, l'ho scritto in questo articolo.

Cosa succedeva prima, quando le informazioni erano sparse ovunque?

Restavano sparse, e alla fine non le usava nessuno. Un pezzo in un file vocale, un pezzo in una cartella, un pezzo nei Promemoria dell'iPhone, un pezzo su Notion. Come era andata l'ultima sessione in palestra, cosa mi aveva detto un cliente in call, cosa volevo migliorare quella settimana. Tutto quello che dovevo ricordarmi io, e infatti non me lo ricordavo quasi mai.

Un vocale, un foglio, un promemoria, una cartella. Tutto sparso, e alla fine non lo usava nessuno.

Per risolverlo avevo provato tre strade, e nessuna reggeva fino in fondo.

Modo	Cosa facevo	Perché non bastava	Quando ha senso oggi
Tenere tutto sparso (Notion, Promemoria iPhone, file vocali)	Annotavo l'informazione dove capitava	Nessuno la riprendeva più in mano	Solo per un appunto che non ti servirà una seconda volta
Uno strumento per catalogare (ho provato Trello e altri)	Mettevo ordine con un secondo strumento dedicato	Catalogava, ma per usarle dovevo comunque andarci io	Se ti basta archiviare, senza che nessuno le riprenda da solo
Aprire la chat e incollare il contesto	Cercavo l'informazione, la incollavo, rispiegavo chi ero	Si ricominciava da zero a ogni giro	Per una domanda isolata, non per un lavoro che si ripete

I primi due modi catalogavano le informazioni. Il terzo le usava, ma lo strumento non le faceva restare da sole, e toccava sempre a me tornarci, incollare il contesto e aspettare una risposta.

Come risponde un second brain quando gli fai una domanda dal vivo?

Va a cercare da solo dentro la cartella giusta, senza che tu debba rispiegargli niente. La prima domanda gliel'ho fatta sul mio ultimo giorno in palestra. È entrato nella cartella vita, poi benessere, poi nei log allenamenti, e mi ha restituito la sessione B della settimana 2, con esercizi, pesi e ripetizioni. Sulla leg press verticale nessuna fatica, sulla pec deck da 15 kg le ultime due ripetizioni della terza serie erano a fatica. Lo sa perché dopo ogni allenamento gli mando un messaggio con com'è andata, e quel contesto resta lì per la volta dopo.

Il percorso che ha fatto il second brain per rispondermi, una cartella dopo l'altra, fino alla sessione giusta.

La seconda domanda gliel'ho fatta sui pain point dei clienti dell'affiancamento. È entrato nella cartella del servizio, ha incrociato le call fatte e mi ha restituito i pain già categorizzati. Chi vende tempo e output invece che risultati, chi ha il prezzo ancorato al lavoro invece che al valore, chi non ha nessun tracking. Sono cose dette davvero durante le call, che il sistema si è salvato da solo e che ora posso richiedere, o usare direttamente per scrivere un contenuto.

Perché l'architettura di un second brain non te la scrive l'AI?

Decidi tu come organizzare le cartelle, e la trasferisci al sistema. Da lì in poi è lui che cataloga, salva e ritrova, non tu più. In termini di tempo è una fetta piccola del lavoro. Eppure conta più di tutto il resto, perché è lì che si costruiscono le cartelle nel modo giusto, si dà il contesto giusto e si evita che si contamini fra un progetto e l'altro. Il sistema che ho creato per me sta in piedi su quattro pezzi.

Lo strumento

Claude Code, nel mio caso, l'AI installata sul computer che tocca le cartelle vere invece di vivere dentro una chat online. Vale anche con Codex o con qualunque altro strumento che lavori allo stesso modo.

La memoria

Quello che decidi di fargli ricordare. In parte è già automatica, con dei layer che se ne occupano da soli.

L'architettura

Come organizzi le cartelle e i loro livelli. È la parte che decidi tu, ed è quella che tiene in piedi tutto il resto.

Chi ci gira sopra

Gli assistenti, le skill, le automazioni che leggono dentro il second brain e lo usano per lavorare, non solo per archiviare.

Una task nel mio gestionale. È uno dei pezzi che ci girano sopra, e lavora sullo stesso second brain.

Un caso concreto di come si rimette in piedi un'architettura da zero, quando quella vecchia non regge più, lo trovi in questo caso studio.

Cosa succede quando un second brain sbaglia?

La correzione entra nel sistema e resta anche per le volte dopo. Quando qualcosa va storto mi fermo sul perché è successo e su come migliorare il sistema, più che sul punto preciso dell'errore. Non riscrivo tutto da capo. Faccio riflettere il sistema sull'errore, capiamo insieme la soluzione e gliela faccio applicare. È un miglioramento che si accumula giorno dopo giorno.

Cosa cambia per chi lavora con i clienti, come Leonardo, Riccardo e Alessia?

Cambia dove lo applichi. Con Leonardo, freelance che si occupa di marketing e voleva diventare più stratega, abbiamo rimesso a posto la sua offerta e il modo in cui vende. Con Riccardo, che ha una scuola di kite e wing, abbiamo tolto ai collaboratori l'abitudine di chiedere sempre a lui. Adesso chiedono a un software AI, e gli abbiamo tolto una o due ore a settimana di interruzioni. Con Alessia, social media manager che delegava tutta la grafica all'esterno, abbiamo costruito i sistemi per il funnel, per le offerte dei suoi clienti e per contenuti e grafica.

La recensione che mi ha lasciato Alessia dopo il percorso.

Se il tuo problema è più specificamente il tempo che il lavoro ripetitivo ti mangia ogni settimana, ne parlo in una masterclass dedicata solo a quello, la trovi qui.

Domande frequenti

Quanto tempo fa risparmiare davvero un second brain con l'AI? Prima, tra cercare e usare un'informazione, ci mettevo un'ora e mezza, a volte due. Oggi non saprei stimarlo con precisione, ma credo siano circa dieci minuti. Non sono diventato più veloce io. È il sistema a catalogare e usare le informazioni al posto mio.

Come fa un second brain a rispondere a una domanda su un allenamento fatto tempo prima? Va a cercare da solo dentro la cartella con lo storico degli allenamenti, e ricostruisce la sessione con esercizi, pesi e ripetizioni. Lo sa fare perché dopo ogni allenamento gli mando un messaggio con com'è andata, e quel contesto resta lì per la volta dopo.

L'architettura del second brain la deve scrivere l'AI? No. L'architettura, cioè come sono organizzate le cartelle e cosa ci gira sopra, la decide chi la usa. Il sistema cataloga le informazioni una volta che l'architettura è impostata, ma il modo in cui è impostata resta una scelta di chi ci lavora dentro, non del modello.

Cosa succede quando il second brain sbaglia qualcosa? Non si riscrive il prompt da zero. Si fa riflettere il sistema sull'errore, si capisce insieme perché è successo e si corregge quel punto, che resta corretto per tutte le volte dopo. È un miglioramento che si accumula, sessione dopo sessione.

Serve avere un'attività di marketing per usare un second brain così? No. Io lo uso per la palestra, per i pain point dei clienti dell'affiancamento e per il lavoro dei clienti agenzia che seguo. Cambia solo la cartella su cui lavora, non il sistema. Riccardo, per esempio, ha una scuola di kite, e con un sistema così i suoi collaboratori chiedono a un software AI invece che a lui.

Da dove partire

Se sei arrivato fin qui, il riassunto onesto è questo. Un second brain con l'AI non fa risparmiare tempo perché lavora più veloce di te. Lo fa risparmiare perché smette di farti ricominciare da zero ogni volta.

Il primo passo è uno solo, e non costa niente. Per una settimana, ogni volta che cerchi un'informazione che avevi già scritto da qualche parte, segnati dove l'hai cercata. È lì che comincia l'architettura, prima ancora dello strumento. Il video integrale, con le due domande dal vivo per intero, è su YouTube; altri contenuti sul tema sono sulla pagina second brain del sito.

Da lì in avanti ci sono due strade.

Se vuoi ragionare su questi temi con calma, c'è la mia newsletter 24 Direzioni, dove condivido il mio percorso e quello che mi ha permesso di crescere come professionista, e di tanto in tanto le novità. Se invece vuoi costruire la tua architettura con me accanto, sul tuo caso reale, guarda l'affiancamento 1:1. È il percorso con cui aiuto liberi professionisti a togliersi di dosso il lavoro che rifanno ogni volta da zero.

Un saluto e a presto, Fra