Organizzare la giornata con gli agenti AI: da oltre 30 minuti a 5-6 ogni sera

Perché organizzare la giornata a mano mi prendeva oltre 30 minuti ogni sera?

Perché ogni sera ricontrollavo le task fatte nel gestionale e spostavo a mano, una per una, quelle che restavano. Il gestionale l'avevo già costruito con le AI, ma quel passaggio lo facevo ancora io, e ci mettevo oltre 30 minuti a sera.

Oggi a fine giornata chiamo Claude e gli dico di controllare le task che ho fatto. Spostiamo tutto insieme e ci metto 5-6 minuti. Lo stesso modo di lavorare lo uso anche fuori dal lavoro, con un assistente che mi scrive su Telegram la dieta, l'allenamento e la scheda della palestra.

Qui ti racconto come funziona la revisione serale, cosa fanno gli agenti AI nella mia vita di tutti i giorni e dove vanno le ore che recupero. Parto dall'esperienza che ho come performance marketer, con dei clienti che seguo ancora insieme ai collaboratori, e oggi affianco liberi professionisti che vogliono recuperare tempo. Nel video che accompagna questo articolo racconto tutto su una lavagna, e le immagini qui sotto sono fotogrammi di quel video.

Cos'è un agente AI che ti aiuta a organizzare la giornata?

È un assistente AI collegato agli strumenti che usi davvero, nel mio caso il gestionale e il calendario, che guarda cosa hai fatto e ti propone cosa fare dopo, mentre le decisioni restano a te. Il mio è Claude. Lavora insieme ad altri agenti dentro il mio second brain, cioè l'insieme di cartelle con le informazioni sul mio lavoro e su quello dei clienti.

Il gestionale è il primo sistema che mi sono costruito con le AI. Ci tengo la gestione dei clienti, e ho dato l'accesso ai collaboratori, a cui passo le task che delego. Prima usavo un file Excel. Le parti più utili sono i fondi, l'amministrazione e le task.

Il gestionale com'è oggi. Qui stanno i clienti, i collaboratori e le task che delego, ed è lo stesso posto in cui lavorano i miei agenti.

Il gestionale lo usano anche i miei agenti, che sono Claude Code e Codex, perché uso GPT e Claude Code insieme. Ci inseriscono i clienti e fanno altre task al posto mio. Come l'ho costruito lo racconto in questo articolo sul gestionale.

Le azioni, i log e le sessioni restano salvati. Grazie a questo, a fine giornata Claude sa già cosa ho fatto. Come è fatto il second brain lo spiego in questo articolo.

Perché le task le decido la sera e non la mattina?

Perché secondo me meno decisioni la mattina ti lasciano più energia. Preferisco avere tutto già organizzato la sera, così al mattino la giornata è già decisa.

Molti si fanno dare le task la mattina con un daily brief. Qui sotto metto a confronto i tre modi che ho davanti.

	Daily brief al mattino	A mano la sera	Agente AI la sera
Quando decidi la giornata	La mattina, quando ti dà le task del giorno	La sera prima	La sera prima
Chi riorganizza le task	Te le dà l'AI	Tu, una per una	L'agente propone i giorni e tu confermi
Tempo ogni sera	Non lo uso, quindi non so dirti	Oltre 30 minuti	5-6 minuti
Perché l'ho scelto o lasciato	Preferisco avere già deciso al mattino	L'ho lasciato perché mi prendeva oltre 30 minuti	È quello che uso oggi

Ho scelto la terza. La revisione è scesa da oltre 30 minuti a 5-6, circa 25 minuti al giorno in meno. Ci sono arrivato collegando Claude al gestionale, quando usavo già le AI, e così le ho usate ancora meglio.

Il prima. Le task fatte ricontrollate e spostate a mano, una per una, per oltre 30 minuti ogni sera.

Come funziona la revisione serale con Claude?

A fine giornata lo chiamo, gli dico di controllare le task che ho fatto e decidiamo insieme dove spostare il resto.

Controlla le task e propone i giorni

Claude le legge dal gestionale e me le mette già come fatte. Poi guarda il mio calendario, vede se ho appuntamenti con il cliente e se ci sono già altre task su quel cliente, e mi propone i giorni in cui spostare le altre. Se vede un giorno pieno, evita di darmi troppe task.

Le ricontrollo io

Non gli faccio spostare niente da solo, perché non mi piace dare troppa libertà alla macchina in questo senso. Gli dico questa sì, spostiamola, questa no.

Mi chiede com'è andata con i clienti

Nel gestionale ci sono delle task in attesa, quelle in cui aspetto un feedback dal cliente. Claude le trova e mi chiede se l'ho avuto. Se l'ho avuto, le porta avanti e le aggiorna. Se non l'ho avuto, me le faccio mettere in calendario e me le ritrovo. A volte mi ricorda anche che un cliente doveva dirmi una cosa.

Alla fine abbiamo spostato tutto, e ci ho messo 5-6 minuti.

Il dopo, con i passaggi della revisione serale in fila.

Come uso un assistente personale AI nella vita di tutti i giorni?

Gli racconto le cose, anche con messaggi vocali, e lui le mette per iscritto, vede il mio calendario e me le ripropone quando servono. Non l'ho comprato già fatto, ho deciso io come costruirlo.

Tengo un diario personale, dove scrivo i pensieri e le cose che voglio migliorare. Spesso saltava, perché avevo poco tempo e mi scordavo di aggiornarlo. Adesso l'assistente mi aiuta a metterli per iscritto e, in un certo senso, sostituisce il diario.

Ogni settimana mi ripropone le vittorie, le sconfitte e le cose da migliorare. Ogni mese guarda cosa è rimasto indietro, cioè gli obiettivi vecchi, e mi ricorda cosa mi ha fatto bene. Mi avvisa se lavoro troppo e non mi prendo uno svago, perché il mio lavoro mi piace e tendo a farne tanto, e mi propone degli slot per riposare.

Il diario che saltava sempre. Adesso i pensieri li mette per iscritto l'assistente, e ogni settimana mi ripropone vittorie, sconfitte e cose da migliorare.

Trova anche i pattern che si ripetono, cioè dove mi stavo bloccando e come mi sono sbloccato. Quando mi ricapita lo stesso pattern, me lo ricorda. Gli ho dato dei limiti, cioè quello che mi deve dire e quello che non mi può dire. Non mi faccio fare consulenza psicologica da un sistema, voglio che veda dei pattern e analizzi quello che gli dico io.

Cosa mi scrive il mio agente su Telegram

Mi scrive lui per primo, due o tre volte al giorno, la dieta, l'allenamento e la scheda della palestra. Si accorge anche di cosa rimando. Un esempio, mi ha scritto che erano settimane che rimandavo un parco qui dietro casa.

Una chat vera con il mio agente. Sopra il parco che rimandavo da settimane, sotto la dieta del giorno.

Sono seguito da un nutrizionista. La dieta che mi ha dato la metto dentro il mio agente, così ogni mattina mi ricorda cosa devo mangiare. Delle volte la seguo e delle volte un po' meno, ma so quando sgarro e di quanto, e so come sostituire un pasto, senza andare a cercare il file. In palestra mi manda la scheda del mio personal trainer e mi dice com'è andata la volta prima, con i pesi che ho fatto.

È collegato anche all'Oura Ring, e da lì riprende la parte di salute per darmi un quadro di quando si alza lo stress. Lo sto facendo ancora con un abbonamento. Per i dati di salute sarebbe meglio spostare queste cose su un'AI locale, per tenerli in casa.

Come lavoro con gli agenti AI sui clienti?

Gli agenti analizzano le campagne, preparano funnel, grafiche ed email, e io giudico l'output. Sui clienti che seguo lato agenzia una campagna mi prendeva 4-5 ore. Oggi ci metto poco più di un'ora, anche meno quando il contesto del cliente è pronto.

Il lavoro sui clienti sulla lavagna. Analisi delle campagne, funnel, grafiche ed email, tutto fatto dal mio sistema.

Nell'articolo sulle inserzioni vedi come le creo, 7 inserzioni in 5-10 minuti mentre faccio un video. Me le ritrovo già pronte dentro l'Ads Manager, e le sto usando per la mia strategia di acquisizione clienti per l'affiancamento. Sono grafiche che stanno portando lead, contatti e richieste.

Il sistema analizza anche le campagne Meta e mi dà suggerimenti per migliorarle. Io porto la mia esperienza di anni di campagne, giudico l'output e decido come muovermi. Anche la lavagna del video l'ha creata il mio sistema, con un tool che mi sono fatto io perché non volevo pagare i tool esterni. Il contenuto glielo do io, e per buttare giù un video ci metto veramente 10 minuti.

Dove vanno le ore che recupero con gli agenti AI?

Dipende da cosa decidi di farci. A me sono servite per clienti diversi, con l'affiancamento, e per i contenuti. Tu potresti metterle su più clienti.

Sulla gestione dei clienti lato agenzia lo stesso lavoro di ogni giorno è passato da 8 ore a 2, e le ore che ho recuperato sono oltre 20 a settimana. Ho aperto la parte di affiancamento perché le persone hanno iniziato a chiedermelo, e ho iniziato ad affiancare freelance e liberi professionisti nel recuperare tempo. La parte di agenzia l'ho già iniziata a delegare a dei collaboratori. Su diversi clienti ci lavoro ancora io, ma il tempo che mi serve è molto meno.

Il tempo che è tornato, com'è sulla lavagna. Da 8 ore a 2 per lo stesso lavoro ogni giorno, oltre 20 ore a settimana.

Il tempo può andare anche sui contenuti, per esempio nelle lavagne come quella del video, nel montaggio che si può far fare all'AI (ne ho parlato in questo articolo sul montaggio) e nella programmazione dei post sui social. Per le 20 ore in dettaglio c'è anche l'articolo sulla masterclass per recuperare 20 ore a settimana con l'AI.

Cosa serve perché un sistema così funzioni e resti mio?

Serve la capacità di giudizio, e serve che il sistema sia tuo. Sono due cose che nel mio caso vanno insieme.

Il giudizio che c'è sotto

Quello che mi ha permesso di far funzionare tutto è la capacità di giudicare, che ho sviluppato negli anni. Ho fatto il venditore porta a porta per anni, ho fatto vendita online con il mio primo e-commerce, ho lavorato in agenzia e ho fatto il freelance, e lo sono ancora. Per questo le AI hanno amplificato il mio giudizio, e quello che posso fare. I miei sistemi sono quelli di un marketer, perché i processi sono quelli che usavo come marketer.

Quasi tutto può essere fatto dalle AI, ma noi dobbiamo portare il nostro metodo e la capacità di dirigerle. Altrimenti i contenuti finiscono per essere tutti uguali.

Un sistema tuo, non un software altrui

Preferisco avere il controllo sull'output, senza dipendere dall'abbonamento di altri. Se paghi un software esterno, magari quando vuoi andartene i dati restano lì dentro. Il sistema deve essere nostro, deve crescere insieme a noi, e con lui cresce il contesto.

I miei sistemi imparano da quello che faccio e usano solo i miei dati, non dati esterni come possono fare i sistemi generici, per esempio un GPT, che magari fanno un miscuglio di cose che poi non è tuo. Seguono le mie procedure e migliorano quando le correggo.

Oggi lavoriamo con Opus 5.5 e tra poco saremo al 6. Il sistema rimane lo stesso e cambia il modello, cioè l'intelligenza che ci lavora sopra. Avremo output migliori e i dati restano a noi, perché stanno nel nostro sistema e non dentro un software altrui. Con i tool esterni si perde tutto il contesto, che di qui a un anno, te lo dico per esperienza, è oro.

Cosa comprende il mio affiancamento?

Nell'affiancamento trovi sistemi di AI applicata al marketing, costruiti sul tuo lavoro e non generici, e consulenze sulla strategia di vendita. I sistemi partono da qualcosa che per me già funziona, ma vengono orientati su di te e sui tuoi obiettivi.

Dentro ci sono anche due sistemi che ho già pronti, Maurizio AI e Drivers Voice. Maurizio AI è uno degli ultimi che ho creato, qualifica i lead e fissa gli appuntamenti direttamente su WhatsApp. Ti arriva il contatto dalla campagna pubblicitaria e, invece di lasciar passare ore, Maurizio AI manda subito un messaggio alla persona. Se la persona accetta, le fa qualche domanda per qualificarla. Se non accetta, non la qualifica, ma le dà comunque in modo tempestivo le informazioni che voleva.

Drivers Voice è l'applicazione per dettare mentre si parla, come Wispr Flow, e lavora dentro il tuo computer. Ci sono poi il supporto su WhatsApp e una raccolta di agenti già pronti, che adatto al tuo caso per farti avanzare più velocemente.

La pagina con quello che comprende l'affiancamento.

Io per costruire tutto questo ci ho messo una valanga di tempo. Le oltre 20 ore sono il mio risultato sul mio lavoro. Per chi entra in affiancamento l'obiettivo è recuperare più di 10 ore a settimana in 90 giorni.

Domande frequenti

Come si può organizzare la giornata con un agente AI? Si collega un agente AI agli strumenti che usi, per esempio il gestionale e il calendario, e a fine giornata gli si chiede di controllare le task fatte. Nel mio caso Claude le segna come fatte, guarda il calendario e le altre task di quel cliente, e mi propone i giorni in cui spostare quelle che restano. Le decisioni le prendo io, una task alla volta.

Quanto tempo si recupera con la revisione serale delle task fatta da un agente AI? Nel mio caso la revisione serale è passata da oltre 30 minuti a 5-6 minuti, circa 25 minuti al giorno in meno. Ci sono arrivato collegando Claude al gestionale, quando usavo già le AI. È un risultato mio, su un gestionale mio, e il tuo può essere diverso.

È meglio decidere le task la sera o la mattina con un daily brief? Dipende da come lavori. Io preferisco decidere la sera, perché secondo me avere meno decisioni la mattina porta un'energia più alta. Molti invece si fanno dare le task la mattina con un daily brief. Io non lo uso, quindi non so dirti quanto tempo ti faccia recuperare.

Un assistente personale AI può sostituire il diario? Nel mio caso sì, in un certo senso. Il diario spesso saltava, perché avevo poco tempo. Adesso racconto le cose all'assistente, anche con vocali, e lui le mette per iscritto e trova i pattern che si ripetono. Gli ho dato dei limiti e non gli chiedo consulenza psicologica. Per quella lascio parlare chi fa lo psicologo.

Gli agenti AI decidono al posto tuo? Nel mio caso no. Non mi piace dare troppa libertà alla macchina, quindi le task che Claude propone di spostare le ricontrollo io, una per una, e gli dico questa sì e questa no. L'esperienza di anni di campagne e di vendita la porto io. Giudico l'output e decido come muovermi.

Perché conviene un sistema tuo invece di un software esterno? Perché con un software esterno, magari quando vuoi andartene, i dati restano lì dentro. Un sistema tuo cresce insieme a te e cresce il contesto. Oggi uso Opus 5.5 e tra poco ci sarà il 6. Il sistema resta lo stesso, cambia il modello e i dati restano a me.

Quante ore si recuperano con gli agenti AI nella gestione dei clienti? Nel mio caso, sulla gestione dei clienti lato agenzia, lo stesso lavoro di ogni giorno è passato da 8 ore a 2, e in tutto sono oltre 20 ore a settimana recuperate. Per una singola campagna sono passato da 4-5 ore a poco più di un'ora. Sono numeri miei e dipendono dal contesto di ogni cliente.

Da dove partire

Se sei arrivato fin qui, il riassunto onesto è questo. Ho smesso di organizzare la giornata a mano quando ho collegato Claude al gestionale, e la revisione di fine giornata mi prende 5-6 minuti invece di oltre 30. Le decisioni restano a me, e il sistema è mio.

Il primo passo è uno solo e non ti costa niente. Segna su un foglio cosa fai ogni sera per organizzare il giorno dopo e cronometrati una volta. È il numero da battere, e ti dice dove un agente può farti recuperare tempo.

Da lì ci sono due strade.

Se vuoi ragionare su questi temi con calma, c'è la mia newsletter 24 Direzioni, dove condivido il mio percorso e quello che mi ha permesso di crescere come professionista, e di tanto in tanto le novità.

Se invece vuoi costruire i tuoi sistemi con me accanto, guarda l'affiancamento 1:1. Lo costruiamo sul tuo modo di lavorare. Se l'hai già visto, puoi candidarti direttamente.

Un saluto e a presto, Fra